Factuur Maken als ZZP'er 2026: Complete Gids met Wettelijke Eisen

Een factuur is het moment waarop je werk omzet wordt — en het moment waarop de Belastingdienst verwacht dat alles juridisch klopt. Deze gids 2026 loopt voor jou als ZZP'er door elk verplicht gegeven, de BTW-regels die op je van toepassing zijn, wettelijke betalingstermijnen, de opmars van e-facturatie via Peppol/UBL en de fouten die een controle uitlokken. Direct aan de slag? Gebruik onze gratis factuurgenerator.

Inhoudsopgave

1. 1. Verplichte factuurgegevens (factuureisen)
2. 2. Vereenvoudigde factuur en KOR
3. 3. BTW-tarieven en verleggingsregeling
4. 4. Betalingstermijnen en wettelijke rente
5. 5. Factuurnummers, deadline en bewaarplicht
6. 6. E-facturatie: Peppol, UBL en de deadline van 2030
7. 7. De 8 meest gemaakte factuurfouten
8. 8. Korte checklist voor verzenden

1. Verplichte factuurgegevens (factuureisen)

Je bent verplicht om voor elke levering aan een andere ondernemer of aan een rechtspersoon (zoals een vereniging of stichting) een factuur uit te reiken. Voor verkopen aan particuliere consumenten is een factuur meestal niet verplicht — al vragen consumenten er vaak om en kan het nodig zijn bij garantiegeschillen.

De Belastingdienst stelt de volgende gegevens wettelijk verplicht op een gewone factuur:

2. Vereenvoudigde factuur en KOR

Voor facturen tot en met €100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur sturen. Hetzelfde geldt voor correcties op een eerdere factuur (een creditfactuur met verwijzing naar de oorspronkelijke).

Een vereenvoudigde factuur bevat minimaal: de factuurdatum, je naam- en adresgegevens, welke goederen of diensten je hebt geleverd en het btw-bedrag. Let op: een vereenvoudigde factuur is niet toegestaan bij intracommunautaire leveringen, afstandsverkopen of leveringen in een ander EU-land waarbij de btw is verlegd naar de afnemer.

3. BTW-tarieven en verleggingsregeling

Nederland kent drie btw-tarieven en daarnaast vrijstellingen. Het juiste tarief kiezen is jouw verantwoordelijkheid — kies je verkeerd, dan moet je zowel factuur als BTW-aangifte herstellen.

Als de btw is verlegd: "btw verlegd"

Bij de verleggingsregeling bereken je zelf geen btw — je zakelijke afnemer geeft de btw aan en betaalt. Dit komt veel voor in de bouw (onderaanneming) en bij intracommunautaire B2B-diensten. Je factuur moet bevatten: "btw verlegd", het btw-identificatienummer van je afnemer en het bedrag per btw-tarief. De omzet (zonder btw) geef je nog wél aan in de juiste rubriek van je BTW-aangifte.

4. Betalingstermijnen en wettelijke rente

Je mag zelf een betalingstermijn afspreken — maar de wet stelt een maximum aan hoe lang een klant je mag laten wachten. De regels verschillen per type klant.

Wettelijke rente in 2026

• Wettelijke handelsrente (B2B): 10,15% per 1 januari 2026 (ongewijzigd sinds 1 juli 2025). Loopt automatisch vanaf de dag na de vervaldatum — geen aanmaning nodig.
• Wettelijke rente (consument/niet-handelsrelatie): 4% per 1 januari 2026 (verlaagd van 6% in 2025). Vereist eerst een ingebrekestelling.

Voor het volledige proces rondom incasso, wettelijke incassokosten (minimaal €40 voor B2B) en wanneer je een incassobureau inschakelt, zie onze diepgaande gids facturen en betalingen.

5. Factuurnummers, deadline en bewaarplicht

Regels voor de nummering

Twee regels van de Belastingdienst, zonder uitzondering:

• Elk factuurnummer is uniek — geen dubbele nummers in je hele administratie.
• Nummers volgen elkaar op binnen een logische reeks. Gaten in de reeks zijn een rode vlag bij een controle, omdat ze duiden op ontbrekende facturen.

Wanneer versturen: de regel van de 15e

Je verstuurt de factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je hebt geleverd. Stuur je later, dan ben je de btw alsnog verschuldigd in dat oorspronkelijke tijdvak — de Belastingdienst staat niet toe dat je omzet naar een later kwartaal verschuift door te wachten met de administratie.

Bewaarplicht

Bewaar zowel verstuurde als ontvangen facturen 7 jaar. Voor facturen rond onroerende zaken (aankoop, huur, verbouwing van bedrijfsruimte) is dat 10 jaar. Je bewaart facturen in de vorm waarin je ze hebt verstuurd of ontvangen — een digitaal ontvangen factuur blijft digitaal, hij hoeft niet uitgeprint.

6. E-facturatie: Peppol, UBL en de deadline van 2030

Een PDF in een mailbijlage is geen e-factuur. Een echte e-factuur is een gestructureerd, machineleesbaar bestand dat de boekhoudsoftware van je klant automatisch verwerkt — geen overtypen, geen invoerfouten.

UBL versus Peppol — wat is het verschil?

• UBL (Universal Business Language) is de onderliggende XML-syntax — een gestructureerd bestand met getagde gegevens (verzender, ontvanger, regels, btw, totalen).
• Peppol is het beveiligde internationale netwerk dat e-facturen tussen bedrijven uitwisselt. UBL is de taal, Peppol is de post.
• In Nederlands Peppol-verkeer zijn twee berichtformaten geregistreerd en verplicht: SI-UBL 2.0 (NLCIUS), vooral voor binnenlandse facturen, en Peppol BIS Billing 3.0, vaker internationaal gebruikt. Beide kunnen binnenlands worden gebruikt en sluiten aan op de EU-norm EN 16931.

Is het verplicht in 2026?

7. De 8 meest gemaakte factuurfouten

1. OB-nummer in plaats van btw-id gebruiken. Privacylek — je BSN belandt op elke factuur. Gebruik altijd het NL...B01-nummer.
2. Niet-opeenvolgende factuurnummers. Gaten in de reeks zijn meteen een rode vlag bij een controle. Gebruik software die automatisch doortelt.
3. Vage omschrijvingen ("advies", "verrichte werkzaamheden"). Wees specifiek: wat is geleverd, voor welk project of welke periode en tegen welk tarief. Voorkomt ook scope-discussies achteraf.
4. Geen leveringsdatum. Apart vereist naast de factuurdatum als beide verschillen. Zonder leveringsdatum kan de Belastingdienst het juiste btw-tijdvak niet bepalen.
5. Verkeerd btw-tarief. Zeker na de logies-wijziging in 2026. Twijfel je? Controleer het tarief in de tarieventabel van de Belastingdienst.
6. Vergeten "btw verlegd" en btw-id van de afnemer te vermelden. Zonder die tekst kan je afnemer de btw niet zelf afdragen en eist de Belastingdienst het bedrag bij jou op.
7. Facturen versturen na de 15e van de volgende maand. De btw is toch verschuldigd in het oorspronkelijke tijdvak — je creëert alleen een cashflowprobleem.
8. Een betalingstermijn vermelden in plaats van een concrete vervaldatum. "Binnen 30 dagen" is dubbelzinnig; "Te betalen vóór 10 juni 2026" niet. De tweede versnelt betaling en sluit smoezen uit.

8. Korte checklist voor verzenden

Lees ook

• Facturen en betalingen: betalingstermijnen, wettelijke rente en incasso
• BTW-aangifte voor dummies: stap voor stap
• BTW-deadlines 2026
• Kleineondernemersregeling (KOR) 2026